HƯỚNG DẪN HỒ SƠ, THỦ TỤC ĐĂNG KÝ THANG BẢNG LƯƠNG LẦN ĐẦU CHO DOANH NGHIỆP

Hồ sơ, thủ tục đăng ký hệ thống thang bảng lương lần đầu cho doanh nghiệp như thế nào? Biểu mẫu đăng ký thang, bảng lương mới nhất? Và nếu doanh nghiệp không xây dựng thang bảng lương thì có bị phạt hay không?

I/ Mức phạt cụ thể khi không xây dựng thang bảng lương đối với doanh nghiệp.

Theo điều 13 Nghị định 88/2015/NĐ-CP ban hành ngày 07/10/2015, doanh nghiệp sẽ bị xử phạt hành chính trong trường hơp không thực hiện việc xây dựng thang bảng lương và gửi về Phòng lao động – Thương binh xã hội, cụ thể mức phạt như sau:

1. Phạt cảnh cáo hoặc phạt tiền từ 500.000 đồng đến 1.000.000 đồng đối với người sử dụng lao động không gửi thang lương, bảng lương, định mức lao động đến cơ quan quản lý nhà nước về lao động cấp huyện theo quy định.

2. Phạt tiền từ 2.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng đối với người sử dụng lao động có một trong các hành vi sau đây:

a) Không xây dựng  thang lương, bảng lương, định mức lao động hoặc xây dựng thang lương, bảng lương, định mức lao động không đúng quy định pháp luật;

b) Sử dụng thang lương, bảng lương, định mức lao động không đúng quy định khi đã có ý kiến sửa đổi, bổ sung của cơ quan quản lý nhà nước về lao động cấp huyện;

c) Không công bố công khai tại nơi làm việc thang lương, bảng lương, định mức lao động, quy chế thưởng;

d) Không thông báo cho người lao động biết trước về hình thức trả lương ít nhất 10 ngày trước khi thực hiện.

II/ Hướng dẫn hồ sơ, thủ tục đăng ký thang bảng lương lần đầu cho doanh nghiệp – Biểu mẫu đính kèm.    

1. Trước khi tiến hành xây dựng thang, bảng lương cho doanh nghiệp lần đầu. Nếu doanh nghiệp trước đó vẫn chưa thực hiện việc khai trình lao động lần đầu thì nên tiến hành khai trình lao động và gửi đến Phòng Lao động Quận, Huyện trực thuộc quản lý.

Ví dụ: Căn cứ trên Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 0313238628 do Sở Kế Hoạch và Đầu Tư TPHCM cấp ngày 06 tháng 05 năm 2015, công ty TNHH Dịch vụ tư vấn Uy Danh được thành lập từ tháng 05/2015 nhưng đến tháng 06/2015 doanh nghiệp muốn thực hiện việc đăng ký thang bảng lương lần đầu đến Phòng Lao Động – Thương binh xã hội Quận Bình Thạnh nhưng trước đó doanh nghiệp chưa thực hiện việc khai trình lao động lần đầu thì doanh nghiệp có nghĩa vụ phải nộp bổ sung khai trình lao động lần đầu đến PLĐ – TBXH Quận Bình Thạnh theo biểu mẫu đính kèm như sau:

1.  

(Biểu mẫu khai trình lao động lần đầu cho doanh nghiệp) – Tải về

2. Sau đó, doanh nghiệp chuẩn bị những hồ sơ, thủ tục đăng ký thang lương, bảng lương và gửi đến Phòng Lao động Quận, Huyện trực thuộc quản lý. Lưu ý, trong trường hợp doanh nghiệp nộp hồ sơ giấy thì cần chuẩn bị 2 bản, bao gồm:

• Công văn đăng ký thang, bảng lương gửi đến Cơ quan nhà nước quản lý, cụ thể là: Phòng Lao động trực thuộc Quận, Huyện.

Ví dụ: Công ty TNHH Dịch Vụ Tư Vấn Uy Danh có trụ sở đăng ký kinh doanh trên Giấy phép kinh doanh trực thuộc Quận Bình Thạnh thì sau khi chuẩn bị hồ sơ đăng ký thang bảng lương, công ty Uy Danh nộp trực tiếp hoặc thông qua trang website điện tử gửi đến Phòng Lao động – Thương binh xã hội Quận Bình Thạnh.

•  

– Biểu mẫu công văn đính kèm – Tải về.

• Quyết định của Giám đốc về việc ban hành hệ thống thang, bảng lương.

– Biểu mẫu quyết định ban hành đính kèm – Tải về.

• Biên bản họp thành viên về việc xây dựng thang, bảng lương.

– Biểu mẫu biên bản họp đính kèm – Tải về.

• Hệ thống thang, bảng lương mà doanh nghiệp đã xây dựng và thống nhất áp dụng.

– Biểu mẫu hệ thống thang bảng lương đính kèm – Tải về.

• Quy chế lương, thưởng (Mang tính nội bộ của Công ty).

– Biểu mẫu quy chế lương, thưởng đính kèm – Tải về.

• Bảng tiêu chuẩn chức danh, ngành nghề (Mang tính nội bộ của Công ty).

– Biểu mẫu bảng tiêu chuẩn chức danh, ngành nghề đính kèm – Tải về.

• Văn bản xác nhận chưa đủ điều kiện thành lập Công đoàn do Liên đoàn Lao động Quận ký, đóng dấu xác nhận (Trong trường hợp doanh nghiệp chưa đủ điều kiện thành lập Công đoàn cơ sở).

– Biểu mẫu văn bản xác nhận chưa đủ điều kiện thành lập công đoàn cơ sở đính kèm – Tải về.

• Bản sao Giấy phép kinh doanh của doanh nghiệp.

3. Nộp trực tiếp tại Phòng Lao động trực thuộc Quận, Huyện quản lý hoặc nộp trực tuyến tại trang web: https://dichvucong.hochiminhcity.gov.vn

III/ Những lưu ý khi xây dựng thang bảng lương lần đầu cho doanh nghiệp

• Trong thời hạn 1 tháng khi bắt đầu hoạt động kinh doanh, doanh nghiệp có nghĩa vụ phải thực hiện việc khai trình sử dụng lao động lần đầu đến Phòng Lao động – Thương binh và xã hội hoặc Sở Lao động – Thương binh và xã hội tại Quận, Huyện quản lý.

Ví dụ: Căn cứ trên Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 0313238628 do Sở Kế Hoạch và Đầu Tư TPHCM cấp ngày 06 tháng 05 năm 2015, công ty TNHH Dịch vụ tư vấn Uy Danh được thành lập từ tháng 05/2015 thì đến ngày 06/06/2015, Công ty TNHH Dịch vụ tư vấn Uy Danh phải hoàn tất nghĩa vụ nộp bảng khai trình sử dụng lao động lần đầu đến Phòng Lao Động – Thương binh xã hội Quận Bình Thạnh.

•  Mức lương tối thiểu mà doanh nghiệp áp dụng tại đơn vị không được thấp hơn mức lương tối thiểu vùng. Doanh nghiệp tham khảo thêm Nghị định 141/2017/NĐ-CP được ban hành ngày 07/12/2017 quy định về mức lương tối thiểu vùng.
• Ngày lập biên bản họp thành viên phải trước ngày ra Quyết định ban hành thang, bảng lương.
• Hệ thống thang, bảng lương mà doanh nghiệp xây dựng căn cứ vào đặc thù của doanh nghiệp mà chia ra các chức vụ và cấp bậc phù hợp. Trong đó, số lượng bậc doanh nghiệp thường chọn từ 5-10 bậc.
• Mức lương bậc 1 phụ thuộc vào tính chất công việc mà doanh nghiệp cân đối mức phù hợp cho người lao động.
• Mức lương từ bậc 2 trở đi để đảm bảo việc khuyến khích lao động nâng cao trình độ chuyên môn mà tăng ít nhất 5% so với bậc trước đó. (Theo hướng dẫn tại khoản 2 điều 7 nghị định 49/2013/NĐ-CP).
• Lao động trí thức đã qua đào tạo hoặc lao động phải làm việc trong môi trường có chất độc hại, nguy hiểm thì mức lương bậc 1 phải cao hơn mức lương tối thiểu vùng ít nhất 7%.

Quy chế lương, thưởng và bảng tiêu chuẩn chức danh ngành nghề tùy thuộc vào đặc điểm kinh doanh của doanh nghiệp mà xây dựng cho phù hợp. Biểu mẫu trên chỉ mang tính tham khảo cho doanh nghiệp định hướng việc xây dựng quy chế lương, thưởng và có những điều chỉnh để phù hợp hơn với với đặc trưng ngành nghề và từng loại hình doanh nghiệp khác nhau.